Месяц, который вас удивит

Дата: 24 апреля 2018 в 01:01

По сообщению сайта Banker.kz

Трудно понять, действительно ли мы эффективно используем свое время. Кажется, что мы усердно работаем — и определенно испытываем стресс. Но тратим ли мы время на то, что нужно? Такой вопрос я задала себе в начале этого года. Посвятив осень выпуску новой книги, я поняла, что у меня накопился длинный список дел, до которого просто не доходили руки.

Вдохновившись примером коллеги, эксперта по тайм-менеджменту Лоры Вандеркам, я решила весь февраль отслеживать, как тратится время, вплоть до получасовых интервалов. Никаких высоких технологий — я использовала таблицу Excel, но даже сам процесс (помнить о том, что нужно записать дела) был трудоемким. В конце концов, мы привыкли к тому, чтобы проживать свою жизнь, а не записывать ее. Но собранные за этот месяц наблюдения оказались чрезвычайно полезными. В частности, стоит отметить четыре момента, которые заставили меня пересмотреть многие устоявшиеся взгляды на продуктивность и тайм-менеджмент. Выполните простое упражнение, чтобы определить, сколько времени вы тратите на те или иные дела, но если у вас нет времени на это (ха!), то обратите внимание на следующее.

Правильный тип многозадачности может все преобразить. Мы все слышали об опасностях многозадачности — невозможно эффективно выполнять несколько дел одновременно, и мы всегда будем страдать от издержек переключения сознания. При некоторых видах деятельности это важно, а при других — не имеет значения. Например, любой человек легко может слушать подкасты или аудиокниги, пока занимается фитнесом, готовит еду или едет на работу, а если ужинает в одиночестве, то может читать во время еды.

Имея на руках данные за месяц, я с изумлением обнаружила, что в среднем читаю почти два часа каждый день, плюс еще 90 минут слушаю аудиоконтент. «Больше читать» — это распространенная цель загруженных людей. Один из опросов показал, что практически один из пяти человек дал себе такое обещание на Новый год, а «стратегическая многозадачность» — удивительно простой способ включить эту цель в свое расписание.

Сочетание ваших личных и профессиональных контактов имеет свои преимущества. Многие люди до сих пор придерживаются мнения, что не стоит смешивать дружеские и деловые отношения. И это правда: границы важны для баланса между работой и личной жизнью. Но если вы получаете удовольствие от того, чем занимаетесь, то лучшими друзьями часто оказываются те, с кем вы можете поделиться и личными проблемами (обсуждение хобби или проявление сочувствия по поводу отношений в семье), и профессиональными (например, связанными с вашим бизнесом). Вообще-то сейчас, когда я пишу эту статью, я нахожусь на борту самолета с одним из моих ближайших друзей, который пригласил меня в элитный бизнес-консорциум, и теперь мы вместе участвуем в его работе. В рамках упражнения по тайм-менеджменту я считала свое время по нескольким категориям, если оно подходило по обоим критериям. Поразительно, но это добавило мне дополнительно 29% времени в месяц — 866 часов вместо обычных 672, что помогло сделать больше дел.

Например, я узнала, что провожу 19,3 часа в неделю с друзьями и 17 — в социальных сетях. Цифры не совпадают, хотя и являются близкими величинами, однако оба типа отношений сформировали основу моего профессионального успеха. Возможно, я трачу больше времени на общение, чем другие люди (я живу в мегаполисе, и у меня нет детей), но действует тот же принцип построения личного и профессионального кругов общения, пересекающихся друг с другом (независимо от того, сколько часов в неделю вы можете уделить этому).

Определенные часы в сутках особенно подвержены «напрасной трате времени». Я не трачу впустую время в социальных сетях (я определяю «напрасную трату» как время, проведенное за бессмысленной прокруткой лент новостей, в противоположность размещению постов с рабочей целью). Фактически за весь февраль на это ушло всего 2,5 часа. В целом это немного, и не стоит экономить каждую минуту. Но мне хотелось бы осознанно выбирать способ расслабления — и социальные сети не были бы моим главным предпочтением.

В те моменты, когда я все же проваливалась в «кроличью нору соцсетей», проявилась четкая тенденция: это происходило с 22 до 23 часов. Несмотря на недавнюю полемику вокруг точности теории Роя Баумайстера об истощении эго, в моем случае определенно казалось, что я наиболее склонна отвлекаться тогда, когда я утомлена после рабочего дня, но еще не готова лечь спать. Понимая, в какой момент оборона наиболее слаба, можно стать более бдительной и защитить себя от неразумной траты времени.

Определенные задачи обладают непропорциональным психологическим весом. До начала эксперимента я полагала, что меня тяготит бремя электронной почты, которая вредит моей продуктивности. Но на самом деле все обстоит иначе. Действительно, я провожу около 1,35 часа в день, отвечая на письма, что немало. Но это гораздо меньше того времени, которое я выделяю каждый день исключительно на работу с клиентами (моя первостепенная цель), на общение в социальных сетях, с друзьями и даже на чтение.

Однако даже осознавая это, я все равно беспокоилась насчет электронной почты и ощущала постоянное психологическое давление, когда «отставала» по времени с ответами. Я испытывала стресс не столько из-за частоты проверки почты. (Некоторые экспериментировали с тем, чтобы проверять электронную почту только дважды в день, но результаты этих экспериментов спорные). У меня возникала тревога из-за того, что люди ждут моего ответа и что список рабочих задач множится.

Но эксперимент по управлению временем помог мне увидеть перспективу. Возможно, у нас не получится полностью избавиться от чувства вины по поводу электронной почты. Но я гораздо охотнее смирюсь с небольшими угрызениями совести за то, что не сразу отвечаю на чье-то сообщение (срочное). Это лучше, чем обнаружить однажды, что стал непревзойденным экспертом по части электронной почты, но отказался от собственных стратегических приоритетов.

Управление временем может быть трудоемкой задачей. Более того, я поручила провести такой эксперимент группе, которой руковожу, и несколько участников просто не смогли завершить его. Одна из стратегий, которой я воспользовалась, чтобы заставить себя каждый день контролировать время, — изменение поведения: добавление новой привычки к уже существующим. В моем случае я оставляла на компьютере открытым документ Excel, чтобы именно его увидеть в первую очередь, когда я возвращалась к работе после перерыва. Это мотивировало меня записывать все, чем я занималась в данный отрезок времени, будь это сон, встреча или обед.

Если вы сумеете выполнить эту задачу, знание, полученное благодаря контролю за временем, может оказаться бесценным. Понимание того, где и как можно с пользой для себя применять многозадачность, таким образом добавляя себе больше часов в сутках, повысит вашу производительность. Зная, какие занятия вызывают стресс, вы сможете принимать более взвешенные решения о том, как делегировать полномочия или изменять рабочий процесс, чтобы оптимизировать его для задач, которые подходят вам больше всего.

Без четких данных невозможно понять, как мы проводим свое время, будь это невольное преувеличение количества рабочих часов или предположение о том, что мы напрасно тратим времени больше, чем это есть на самом деле. Месяц, который я потратила на контроль за временем, выявил полезные данные, которые позволили мне повысить производительность. И если вы предпримете усилие и оцените свое расписание, то, возможно, найдете способы, которые помогут вам продвинуться вперед.

Об авторе. Дори Кларк — специалист по стратегическому маркетингу, преподает в школе бизнеса Фукуа при университете Дьюка, автор нескольких книг.

Читайте также